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未経験でも派遣の事務はできるの?仕事の内容や事務職になるためのコツを解説

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デスクワークが中心で、比較的残業も少ない事務職は派遣でも人気です。事務職といっても仕事内容は幅広く、それぞれに求められるスキルも異なります。未経験から事務職になるには、どのような方法があるのでしょうか。

派遣の事務職はどんな仕事をしているの?

まずは事務職として、どのような仕事があるのか紹介します。

代表的な仕事

事務職の代表的な仕事として上げられるのが、「OA事務」「一般事務」「営業事務」の3つです。

OA事務は、その名のとおりパソコン関連の操作が中心で、データ入力や文書・資料の作成などが主な業務です。パソコンのスキルはもちろん、指示を的確にこなすための理解力やコミュニケーション力も求められます。

一般事務は、企業を内側から支える役割があり、経理や人事、総務といった部門で仕事をします。経理であれば毎日の入出金管理や仕訳から決算に至るまで、企業のキャッシュフローを管理するのがメインです。人事は採用や給与計算、各種保険の手続きなどを行います。総務は設備管理や契約書の作成・管理、福利厚生などです。

それぞれに求められるスキルはありますが、業務のOA化に伴い、パソコンは必ず操作できなければいけません。また、従業員のニーズに応えるためにも、理解力やコミュニケーション力が求められます。

営業事務は、営業部門において社員をサポートするのが主な業務です。見積書や請求書、営業資料の作成、受発注、売掛金の管理などを行います。電話で顧客からの問い合わせに対応する機会もあり、一般事務より外部との接触が多めです。営業は時間との勝負でもあるため、迅速な仕事ぶりを求められるでしょう。

専門性が必要な仕事

事務職の中には専門的なスキルや知識を求められる仕事もあります。

例えば「貿易事務」です。海外との取引をサポートするため、英語を話せるのはもちろん、為替や貿易の知識も必要です。ただし、派遣先によっては、パソコンのスキルがあって英語を理解できれば十分なところもあります。

「英文事務」は海外の企業と取引する上で、英語で電話やメールをしたり、資料を作成したり、日本語に翻訳したりするのが主な業務です。そのため、ビジネスで通用するほどの英語力を求められます。

「秘書」もデスクワークが多いため、事務職の一つといえるでしょう。社長や専務など要職に就いている人をサポートするため、スケジュール管理や各種手配、来客や電話の対応、書類の作成や管理などを行います。事務職のスキルに加えてビジネスマナーも求められる仕事です。

事務職をするなら身に着けておきたいスキルや資格は?

では、派遣で事務職をするなら、どのようなスキルを身に着けたり、資格を取得すればいいのでしょうか。

PCスキル

OA事務に限らず、いまや事務職全般でパソコンのスキルは必須です。最低でもオフィスソフトを一通り操作できるのが望ましいでしょう。多くの企業で使われているのは、マイクロソフト社の「Microsoft Office」です。その中に文書作成ソフトの「Word」や表計算ソフトの「Excel」、プレゼンテーションソフトの「PowerPoint」などが含まれています。

「MOS(マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト)」という資格は、これらのソフトを操作できる証です。取得する過程で、かなり高度な機能を使いこなせるようになります。同じソフトでも試験はバージョンごとに分かれているため、最新のバージョンで取得しておくと良いでしょう。

他にもメールソフトやプリンタ、ネットワークの操作や設定に詳しいと、あらゆる事務職の仕事で重宝します。

資格

事務職をする上で取得しておきたい資格は、業務内容によって異なります。

英語を使うところであれば、TOEIC(国際コミュニケーション英語能力テスト)がアピールしやすいでしょう。テストは聞き取りと読解で構成されており、スコアによってどれくらいの実力があるのか、分かるようになっています。英語が必要なところで働くなら600点以上、ビジネスで通用するなら700点以上を目指したいところです。

経理事務なら「日商簿記検定」でアピールできます。1~3級、初級(旧4級)とありますが、実務で求められるのは2級以上です。商業簿記だけでなく工業簿記にも対応しており、企業の経営状況を把握するための財務諸表も理解できるようになります。

人事事務では「社会保険労務士」がおすすめです。労働や社会保険のプロフェッショナルとして、法律に詳しくなるだけでなく、企業に代わって各種手続きが行えるようになります。将来的に起業するのはもちろん、企業に属する社会保険労務士として活躍する道も開けるでしょう。

秘書として働きたいのであれば「秘書技能検定試験」を受けておきたいところです。試験では秘書として必要な知識だけでなく、マナーや接遇といった実技も出題されます。1~3級までありますが、面接のある準1級以上が目安です。

未経験でも派遣の事務になるためには?

事務職は希望者が多いため、未経験だとスキルや資格があっても、なかなか紹介されないのが実状です。企業は派遣に即戦力を求めているので、どうしても経験者が優先されてしまいます。それでも事務職になるには、どうすればいいのでしょうか。

事務の求人が多い派遣会社に登録する

派遣会社によって事務に強いところ、営業に強いところ、軽作業に強いところと、得意分野は異なります。事務職を目指しているのに、軽作業に強い派遣会社に登録したのでは、ますます紹介されるチャンスが回ってきません。

事務に強いところであれば豊富に案件があるので、自分の希望に合った仕事を見つけやすくなります。自力で採用されるのは難しい大手の企業で働ける可能性が高いところも魅力です。派遣会社の担当者も事務職を理解しているため、適性を見極めたり、相談に乗ってくれたりします。

まずは、事務に強いとアピールしていたり、事務職の案件を豊富に抱えていたりする派遣会社に登録してみましょう。

未経験でもできる派遣の事務に応募する

派遣の事務職の中には、未経験でも応募できる仕事があります。例えば、それほど経験や特別なスキルを必要としないデータ入力やファイリング、書類作成などです。まずはこれらの仕事から地道に実績を積んで、そこから他の事務職に幅を広げていくと良いでしょう。

また、前職の経験を活かせる事務職に応募するという方法もあります。例えば前職が営業職なら、営業事務の仕事にエントリーするなどです。
もし派遣の事務を探しているのであれば、Workin(https://workin.jp/)を利用してみてはいかがでしょうか。Workinなら、こだわり条件で「事務・オフィスワーク」「派遣」「未経験者歓迎」にチェックするだけで、派遣の事務を募集している企業を探すことができます。

自分の希望に合った条件で働きたい方は、ぜひWorkinを使ってみてください。

まとめ

派遣の事務職にはOA事務や一般事務、営業事務など幅広い仕事があります。いずれも必要なのはパソコンのスキルや理解力、コミュニケーション力です。未経験からチャレンジするときは、必要なスキルを身に着けたり、資格を取得したりするのはもちろん、事務職に強い派遣会社に登録するのも大事です。

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