• 投稿日：2017.09.13
• 更新日：2019.06.28

ミスを無くす！オフィスワークの現場で活用できる改善方法

オフィスワークの中では、ちょっとしたミスでも大惨事となり、周りの人に多大な迷惑をかけてしまうことがあります。
ミスが発生するたびに落ち込んで反省したとしても、改善策を考えていないせいで、また同じようなミスを起こしてしまうこともよくあります。

ミスを無くすためには、ミスの原因を正確に分析した上で、その原因を取り除いていく必要があります。
今回は、オフィスワークでミスを無くすための対策方法をご紹介します。

オフィスワークで発生するミスは一種類ではない！

オフィスワークで発生するミスの原因は様々です。
同じようなミスでも原因が全然違うこともあり、それによって対策方法が変わります。

たとえば、締切日を間違えた結果、納期が遅れてしまうというミスでも、いくつかの原因が考えられます。

・パソコン等での管理上の原因
・クライアントとのコミュニケーション不足が原因
・個人的にルーズな性格が原因

そのため、締め切りに遅れた背景にある原因を突き止めて、適切な改善策を打ち立てていく必要があります。

ミスの原因を分析してから改善方法を見出していく

ミスを無くすための第一歩は、原因を分析することです。
「なぜ、このようなミスが起こってしまったのか？」という疑問を持ち、ミスが起こるまでの作業過程を一つずつ思い出し、原因を突き止めていきましょう。
原因がわかれば、対策方法を見出すのも容易になります。

先ほど挙げた例で考えてみましょう。

【管理上の原因による締め切り遅延】
・原因はパソコン上で管理しているタイムスケジュールが乱雑になっていること
⇒タイムスケジュールのデータを整理して締切日を入力する努力を始める
⇒リマインダーを設定して忘れないように管理する

【コミュニケーション不足が原因による締め切り遅延】
・原因はクライアントとのコミュニケーション不足
⇒締切日の相談をするときは音声やテキストで記録を残しておく
⇒締切日の確認を何度も取る

このように原因を分析してから対策法を練ると、同じミスが発生する確率を大きく減らすことができます。

オフィスワークでよくあるミスの種類と対処法

それでは、オフィスワークで頻発する代表的なミスとその対処方法をご紹介します。

コミュニケーションエラーによるミスと対処法

オフィスワークでは、メールやビジネスチャット、電話など口頭でコミュニケーションを取ることが多く、連絡の行き違いや勘違いなどのエラーによるミスが多発しがちです。

コミュニケーションエラーによるミスで考えられる原因は、以下のようなものです。

・確認を取り合っていない
・いらない情報も送っている
・大事な連絡内容をメモしていない
・声や発音が聞き取りにくい

これらの原因を踏まえた上での対処法は、以下のようなものが想定できます。

・小さな疑問点でもすぐに確認を取る
・大事な連絡のときは、必要最低限の情報量に抑える
・些細な連絡やコミュニケーションでも文書で共有する
・聞き取りやすい声や発音を心がける

仕事環境によるミスと対処法

仕事環境を少し整えるだけで、仕事の効率はかなり上がります。
仕事環境とは、デスク上やパソコン上がメインです。

たとえ、デスク上は整理整頓ができているように思えても、引き出しの中やパソコンのデータが整理されていないこともありますので、ミスが多発する場合はもう一度しっかりとチェックしてみましょう。

・デスク上が散らかっている
・引き出しの中が整理されていない
・物を探すのに時間がかかる
・パソコンのフォルダなどの管理ができていない

上記の原因を踏まえた対処法は、以下のようなものです。

・デスク上の整理整頓を行い、頻繁に使うものを取りやすく見えやすい場所に配置する
・引き出しの中の整理整頓を行い、使うものの優先順位を決めておく
・よく使うものは見えるところに置く
・パソコンのフォルダを一目見ただけでファイルの内容がわかるように配置し直す

個人の性格の問題によるミスと対処法

個人の性格が原因となりミスを多発させてしまうケースも多いです。
性格にはそれぞれ個性と同じように癖があります。
「癖は直らない」と昔からよく言われていますが、特に仕事においては工夫して直さなければいけません。

個人の性格の問題によるミスで考えられる原因は、以下のようなものです。

・ルーズな性格
・仕事を抱え込んでしまう
・周りに相談しない
・勝手な思い込みで進める

これらの原因を踏まえた上での対処法は、以下のようなものです。

・納期や待ち合わせ時間などを早めに設定する
・業務達成までのスケジュール管理を細かく設定して先延ばししない努力をする
・あれもこれも1人でやるのではなく、周りに協力を仰ぐ
・職場で相談しやすい環境を作るために交流を深めておく
・思い込みを避けるために、何度も業務内容の方針や進み具合を確認する

タスク管理上のミスと対処法

オフィスワークにおいて、タスク管理は仕事の効率性や正確性を向上させるためにも不可欠です。
タスク管理をうまく活用できれば、作業の無駄を減らすことができ、コア業務にもっと専念できるようになります。
逆にタスク管理がうまくできなければ、無駄な作業が増えるばかりで業務は煩雑になるばかりです。

タスク管理上のミスで考えられる原因は、以下のようなものです。

・タスクを書き出していない
・優先順位がバラバラ
・タスクを確認しやすい環境が確保できていない
・情報が重複している

上記の原因を踏まえて、以下のような対策を取りましょう。

・小さな作業内容でもタスクに書き出していく
・書き出したタスクの順番を優先順に並べておく
・タスクを付箋やパソコン、スマートフォンなどですぐに確認できる環境を作っておく
・書き出したタスク内容に重複がないかを確認して、できるだけシンプルにしておく

まとめ

オフィスワークでは、業務をするデスクやパソコンは1人に1台となっていますが、業務自体はチームで行われます。
ミスによってチームワークを乱さないためには、一度ミスをしたら二度と同じミスをしないように、ミスを無くす対処法や改善策を考えることが大切です。

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