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アルバイト採用の辞退方法迷惑ゼロ・ストレスなしの正しい断り方

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「アルバイト先から採用通知をもらったけれど、断りたい・・・どうしよう」

アルバイトに応募して、採用されたあとで辞退するのは少し勇気が必要ですよね。
断り方も気をつけないと、いろいろ問題が起こります。

辞退したい理由は、もっといいアルバイト先が見つかったり、アルバイト自体をやりたくなくなったりと、さまざまなケースがあります。
どんな理由にしても、いったん採用が決まったからには辞退する旨の連絡は必ず入れなければなりません。

しかし、辞退理由は何と言えばいいのか、いつだれに伝えればいいのかなど、わからないこともたくさんあるかもしれません。
ここでは、スムーズなアルバイトの辞退方法をご紹介します。

担当者の本音。辞退の連絡を受けたらどう思うのか

辞退の連絡は、選考中であれば採用担当官に伝えることになります。
採用通知時に今後の担当責任者を教えられた場合は、その人に連絡するようにしてください。

辞退の連絡を受けた担当者は、複雑な気持ちでいるのが通常です。
「せっかく採用してあげたのに・・・」という思いもあるでしょう。

また、採用人数もあらかじめ決まっているはずなので、採用した中から辞退者が出るのは困った問題です。

アルバイトが始まってから辞めるのであれば、現場責任者の責任ということになりますが、その前に辞退されると採用担当官の人選ミスを問われかねません。

いずれにせよ、アルバイト辞退を受けた採用担当官は新たにアルバイト人材を採用しなければならないため、急に忙しくなります。

このように、採用が決まってから辞退すると、採用担当官に思わぬ迷惑をかけてしまうことを十分に理解しておくことが必要です。

また、相手の準備してきたものを全て引っ繰り返すわけですから、少しでも対応する時間を相手に与える必要があります。
辞退の連絡は可能な限り早いタイミングで連絡してください。

辞退の連絡は電話やメールでもいいのか

辞退の連絡は電話でもかまいませんが、メールでもいいかどうかはケースバイケースです。
原則は、「採用通知が届いた方法と同じ方法で辞退の連絡をする」ことです。
採用前のやりとりをメールで行っていたのであれば、メールで辞退を告げてもかまわないでしょう。

最近はネットで応募するケースも増えていますから、その場合はメールで辞退しても差し支えありません。
特に、採用通知がメールで来たのであれば、辞退するのもメールで問題ありません。

また、辞退の連絡を入れるときは、辞退の理由を具体的に説明する必要はありません。「検討の結果」「都合により」などに留めておきましょう。

一見正直に辞退理由を書くのが礼儀のようにも思えますが、「ほかの会社に採用されたので」などと伝えると、「それではうちは滑り止めだったのか?」など、かえって相手の不興を買う可能性があります。

辞退の連絡に必要なのは、

① スピード(いかに早く辞退の連絡を入れるか)
② 辞退する事実を伝える
③ 断ったことで迷惑をかけて申し訳ないという謝罪の心を伝える

の3点です。

辞退のメール文書サンプル

———————————-
○○株式会社
採用担当 ご担当者様

お世話になります、
先日御社のアルバイト採用面接を受けた田中太郎と申します。

この度は採用の通知をいただき、ありがとうございます。

採用のご連絡をいただいた手前、大変恐縮ではありますが、
今回の採用を辞退したくメールをしました。

貴重な時間をかけて採用のご連絡をまでいただいたにも関わらず、
このような結果になってしまい、大変申し訳ございません。

恐れ入りますが、
ご理解いただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。
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書いてもよい辞退理由

先述したとおり、具体的な辞退理由は記載しないのが基本ですが、辞退理由として記載しても構わない内容も若干ですがあります。
ここでは、その例を挙げておきますので参考にして下さい。

ただし、「書いてもよい」からと言って、事実と異なる理由を「辞退理由」として記載してはいけません。
本当に下記の理由で断らざるを得ない場合にのみ使用してください。

病気やケガ

自身の病気やケガでアルバイトに就業できなくなった場合は、その理由を正直に記載しても問題ないでしょう。
ただし、「自己管理ができずこんな事態を招いてしまって申し訳ない」という気持ちはしっかりと伝えるように心がけましょう。

家庭の事情

やむを得ない「家庭の事情」も書いても問題ない理由となることがあります。

「父親の急病のため、家の商売を手伝わなければならなくなった」「祖父母の介護をしなければならないことになった」「父親の転勤で転居することになった」などがそれにあたります。

一方、「親に反対された」「サークル活動が忙しくなったのでできなくなった」「家業の手伝いを頼まれた」なども一応「家庭の事情」ではありますが、これらには「緊急性」がありませんので、辞退理由として記載するには相応しくありません。

本当にやむを得ない事情なのか、よく吟味した上で、記載するかどうかを判断してください。

まとめ

アルバイトの採用が決まったあとの辞退は、相手側に大きな迷惑をかけることになるので、できれば避けたいところです。
どうしても辞退したい場合にだけ、今回ご紹介したサンプルや例文を活用していただければと思います。

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