• 投稿日：2018.07.23
• 更新日：2019.06.28

企画系の仕事で必須！伝わるプレゼンの構成や流れとは？

ビジネスの現場では、自分のアイデアを伝えるプレゼンテーション技術は欠かせません。
どんなに良い企画を持っていても、プレゼンがうまくいかなければ、企画の良さを理解してもらうことはできないからです。

プレゼンは内容を理解してもらうのはもちろんですが、最も重要なのは相手に行動してもらうことです。
企画が採用され、実際の契約や商品購入、あるいはプロジェクトの始動などにつながらなければ、プレゼンは成功したとは言えません。

ここでは、成功するプレゼンの基本的な流れや、プレゼンで緊張しないコツなどについてご紹介します。

プレゼンの基本的な流れ

プレゼンの構成要素は主に次の3つです。

1.イントロダクション（導入）
2.ボディ（メインの内容）
3.クロージング（まとめ）

相手の心をほぐし、参加意識を高めるイントロダクション

限られた時間で説明を行うことを気にするあまり、メインの説明にすぐ入っていませんか？
実は、導入部分はプレゼンの雰囲気を作る重要な鍵なのです。

イントロダクションで話す内容は相手が体験していそうなこと、共感を得られそうなことを用意しておくと良いでしょう。
参加者の年齢層や性別などの情報が事前にわからない場合は、いくつかパターンを用意して、使い分けるようにしましょう。

【イントロダクションが果たす主な役割】
・相手に安心感や信頼感を持たせる
・相手にこれから話す内容に興味を持ってもらう
・相手の参加意識を高める

【イントロダクションの具体的な例】
・家族のこと
・ペットのこと
・趣味
・最近観た映画やテレビ番組
・失敗談
・新人時代

ボディの最初で相手の心をつかむ一言

イントロダクションの少しゆるい雰囲気から一転、メインの説明は集中して聞いてもらわなければなりません。
そのためには最初の一言が重要です。

【相手を集中させる一言の例】

・聞き手に質問する
「みなさんは、これからお話しするプレゼンの内容が○○を解決する唯一の方法だとご存じですか」

・数字などのデータでインパクトを与える
「まずはこの数字をご覧ください。驚くことにこの1年で○○は5分の1にまで落ち込んでいます」

・結論を伝える
「これからお伝えする内容を実践することで、○○の問題は完全に解決します」

主張には根拠が必要

「○○が絶対必要です」と力強くメッセージを送っても、その根拠がなければ相手を説得することはできません。

たとえば、「環境のためには電気自動車を導入しましょう」と訴えても、充電施設やコストなどの不安があれば、行動にはつながりません。
具体的な充電施設の場所、ガソリン車とのコストの比較、環境へ貢献度など具体的な根拠や事例があってこそ、相手は納得して検討するのです。

スライドでは、一つの主張に対して2～3つの根拠を示すように内容を組み立てましょう。

プレゼンの成功を決定づけるクロージング

内容の説明が終了したあとのクロージングの流れは次の通りです。

質疑応答→まとめ→締めの挨拶

【質疑応答】
質疑応答での対応は、プレゼンの評価を大きく左右します。
いかに素晴らしく内容を説明できたとしても、質疑応答に適切に対応できなければプレゼンが台無しになりかねません。
注意すべきポイントをいくつかご紹介します。

・「ご質問ありがとうございます」とお礼を述べる
・顧客をクライアントなどと言い換えず、質問者と同じ言葉で答える
・質問の答えに困った場合は「持ち帰って確認し、ご連絡差し上げてよろしいでしょうか」など、わからないことを認めて誠実に対応することを心掛ける
・質問がなかった場合は、よくある質問を紹介して答えを述べる。

【まとめ】
まとめでは、プレゼンの内容で特に大切だったことをもう一度伝えます。
そして、相手に実際に行動して欲しいこと、検討して欲しいことなどを短く伝えましょう。

【締めの挨拶】
「私のお話は以上になります。最後までご清聴いただきありがとうございました。」
と述べ、お辞儀します。
お礼を言いながらお辞儀をするのではなく、お辞儀はお礼の言葉のあとにする『分離礼』の方が、丁寧で誠実な印象を与えます。

プレゼンの構成フォーマット

プレゼンの構成フォーマットは特別なセンスや難しい技術がなくても作ることができます。
主に以下に説明する3つの型に分けられます。
自分がプレゼンする内容や、プレゼンする時間などを意識して、一番効果的なプレゼンの型を採用し、組み立ててみましょう。

SDS（SummaryDetailSummary）法

1.Summary（要約）
2.Detail（詳細）
3.Summary（再度要約）

例）
1.このインターホンには防犯に効果的な3つの機能があります。
2.その機能とは、自動録画機能、真横まで撮影できるパノラマワイドカメラ、緊急コールへの接続機能です。
3.これらの機能により、不審な来訪者に対する防犯効果が期待できます。

PREP（PointReasonExamplePoint）法

1.Point（要点）
2.Reason（理由）
3.Example（例）
4.Point（再度要点）

例）
1.このインターホンは防犯に効果があります。
2.それは、自動録画機能、真横まで撮影できるパノラマワイドカメラ、緊急コールへの接続機能があるからです。
3.たとえば、センサーで自動で録画が開始されるので、応答する必要がありません。
4.録画映像が残るので、防犯に役立つでしょう。

DESC（DescribeExpressSuggestConsequence）法

1.Describe（描写）
2.Express（表現）
3.Suggest（提案）
4.Consequence（結果）

例）
1.1人暮らしの高齢者の数が増えていることで、防犯に対する意識が高まっています。
2.身寄りのない高齢者は自分で防犯対策をしなければならないのが現実です。
3.そこで自動録画機能、真横まで撮影できるパノラマワイドカメラ、緊急コールへの接続機能が付いたインターホンが効果的です。
4.この機能を利用すれば、誰でも簡単に不審者やセールスマンへの対策ができます。

プレゼンで緊張しないコツ

大勢の人の前で大切な話をする場合、少なからず緊張はするでしょう。
特に苦手意識を一度持ってしまうと、うまく話せないスパイラルに陥ってしまうようです。緊張するには理由がありますが、理由がわかれば対策することも可能です。

プレゼンで緊張する理由

プレゼンは独特の雰囲気があります。
緊張する主な理由は次のようなものでしょう。

・内容に自信がない
・準備不足
・他のプレゼンターがうまい（比較してしまう）
・プレゼン相手に苦手意識がある（特定の人への恐怖）
・自分を実力以上に見せたい（虚栄心）
・評価されたい（承認欲求が強い）
・完璧なプレゼンを目指している（完璧主義）
・緊張することは良くないと思っている（誤った思い込み）

緊張を克服する方法

緊張は少なからず誰でもするものです。
当然のことですが、準備をしっかりして何度か練習をしておくことが大切です。
それでも緊張するのが不安という人のために、緊張をほぐす簡単なコツをご紹介します。

・腹式呼吸をする
・親指の付け根にあるツボを押す
・聞き手を大切な仲間だと思い、相手のためになると思って話す
・緊張すると分泌される『アドレナリン』はパフォーマンスを上げる味方だと認識する
・聞き手にとっては話の内容が大事で、話し手の自分はあまり注目されていないと考える
・緊張してもいいと思う

人前で話すのは慣れとよく言われますが、何回プレゼンしても頭が真っ白になったり、声が裏返ったり、肝心なことを伝え忘れたり、苦手意識を消すのは簡単なことではありません。

印象的なプレゼンで多くの人を惹きつけた『スティーブ・ジョブズ』も、プレゼンは苦手だったそうです。

しかし、彼は5分のプレゼンを行うにあたって、数百時間の準備とリハーサルを重ねたと言われています。

準備を入念に行ったからといって、必ずしもプレゼンがうまくいくとは限りませんが、「どうせ緊張してダメに決まっている・・・」と決めつけて何も準備をしなければ、
そのプレゼンは確実に失敗するでしょう。

緊張するかしないかは置いておいて、とにかく本番に向けて準備を重ねる・・・
いったん「緊張」からフォーカスを離すと、案外うまくいくかもしれませんよ。

まとめ

・プレゼンは『導入』→『メインの内容説明』→『まとめ』の流れで行う
・導入には相手を安心させ、話に興味を持たせる役割がある
・メインの説明を始める前に心をつかむ一言を入れる
・何かを主張する場合は必ず理由や根拠を示す
・プレゼンを成功で終わらせるにはクロージングが必要
・質疑応答の対応でプレゼンの評価が変わる
・最後に伝えたいことを、もう一度話す
・最後の挨拶は、お礼の言葉のあとにお辞儀をする『分離礼』で
・プレゼンの緊張は様々な理由があるが、「準備不足」も大きな要因
・緊張するかしないかは忘れて、本番に向けて準備を重ねることが重要

プレゼンの技術は普段の生活の中でも人に伝える技術として役に立ちます。
何度も練習と経験を重ねて、プレゼンで人の心を動かせるよう努力しましょう。

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